A etiqueta e a melhor maneira da reunião é essencial para os bons negócios, pois o tempo de face permite uma comunicação clara e uma tomada de decisão eficaz. Mas com muita frequência, reuniões corre mais do que deveria e deixa de manter os participantes envolvidos. Esteja você se reunindo com parceiros, fornecedores ou funcionários, mostre seu brilho na sala de reuniões com esses itens obrigatórios.
Qual a melhor maneira?
Determine o objetivo. Um objetivo claro definirá o tom da reunião e determinará sua direção. Seu objetivo deve ser específico e mensurável. Se você espera que os participantes façam um brainstorming, peça a cada participante que chegue com uma lista de idéias, essa e a melhor maneira.
Pergunte a si mesmo se uma reunião é realmente necessária. As reuniões podem ser caras. Para calcular o custo preciso, multiplique o salário por hora de cada pessoa presente pela duração da reunião. Se seu objetivo puder ser alcançado por e-mail, teleconferência, Skype ou mesmo uma rápida discussão individual, pule a reunião completamente, essa e a melhor maneira.
Convide os tomadores de decisão. As reuniões mais eficazes envolvem as partes interessadas para garantir que as decisões possam ser tomadas imediatamente. Se um tomador de decisão estiver indisponível, peça a um subordinado para comparecer. Idealmente, essa pessoa poderá falar por seu supervisor e – no mínimo – fazer anotações e relatar, essa e a melhor maneira.
Levante-se. Reuniões de rotina projetadas para tocar a base com os funcionários e discutir relatórios de status geralmente podem ser realizadas em 15 minutos ou menos. É mais provável que você mantenha a reunião curta e ao ponto se todos permanecerem em pé, essa e a melhor maneira.
Agende estrategicamente. Se você deseja que cada participante da reunião esteja totalmente envolvido, evite as manhãs de segunda-feira, quando todos estiverem se aproximando do e-mail. Evite também as tardes de sexta-feira, quando os funcionários estão ocupados encerrando a semana e ansiosos pelo fim de semana. Agende reuniões em um dia e hora em que os participantes têm maior probabilidade de participar, essa e a melhor maneira.
Defina um limite de tempo e cumpra-o. Reuniões que se prolongam por horas fazem com que os participantes percam a paciência e o foco. Os períodos de atenção são curtos e o tempo é valioso. As reuniões mais produtivas começam no prazo e terminam no prazo.
Priorize a agenda. Não deixe os tópicos mais importantes para o final. Para garantir que os objetivos de maior prioridade sejam alcançados, discuta primeiro as questões mais pertinentes. Dessa forma, se alguém precisar se afastar ou sair da reunião mais cedo, você ainda terá alcançado seus principais objetivos.
Atenha-se à agenda. A agenda é um esboço – uma estrutura – para manter todos no tópico e manter o fluxo da reunião. A agenda deve ser mantida em uma página e não deve incluir nada além dos principais tópicos de conversa. As conversas na barra lateral perdem um tempo valioso. Se os participantes insistirem em falar fora de hora, intervenha e sugira que eles conversem após a reunião ou agendem uma discussão separada. Em seguida, siga imediatamente de volta ao tópico em questão.
Entregue conceitos através de histórias. Quando você apresenta um grupo com conceitos-chave ou novas idéias, especialmente modelos difíceis de entender, explique por que eles devem se importar. Enquadre o problema com uma história rápida e use exemplos.
Embrulhe-o claramente. No final da reunião, reitere rapidamente quaisquer decisões, prazos e esclareça qualquer ação de acompanhamento necessária. Todos os participantes da reunião devem entender exatamente o que é esperado deles. Agende imediatamente as reuniões de acompanhamento.